Дистанционный запуск системы управления складом

С 2020 года команда компании Формат Кода предлагает широкий спектр возможности удаленного запуска WMS на разных фазах в соответствии с общепринятой методологией внедрения, с учетом имеющейся практики и экспертизы по внедрению в дистанционном режиме. Про специфику удаленного запуска рассказывает наш эксперт, руководитель направления автоматизации складов, Андрей Казачков.

Проблематика внутрискладской логистики

Продажа и запуск системы управления на складе предполагали достаточно длительное очное общение команд Поставщика и Заказчика как на стадии предварительных работ (включая осмотр складских площадок), так и на стадии внедрения, особенно на первых и последних фазах процесса.

Постепенно с развитием экспертизы продаж и внедрения, а также появлением и развитием удаленных средств для коммуникации цепочки Заказчик-Поставщик часть процессов стала проходить в онлайн-режиме. Развитие ситуации с пандемическим кризисом только усилила необходимость дистанционного проведения работ и стала одним из требований к внедрению проекта.

Этапы внедрения проекта

Ступень 1. Создание ИТ спецификации (документ TO BE)

Разработка ИТ спецификации в удаленном режиме с помощью существующих средств онлайн-связи (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype).

К достоинствам данному виду работ относится:

1. Отсутствие поездок – нет расходов, нет проблем с размещением и прочих проблем с командировками;
2. Возможная экономия времени, если кейсы простые;
3. Отсутствие жестких временных рамок.

К недостаткам отсутствия очного общения можно отнести следующие факторы:

• Возможность очно посетить склад, увидеть все бизнес-процессы на месте как очевидец, лично поговорить с сотрудниками, которые не будут вовлечены в процесс разработки решения, но их мнение полезно учесть – все это дает возможность глубже и быстрее вникнуть в процессы, происходящие на конкретном складе.
• При сложных кейсах, требующих обсуждения, понимания процессов и совместного принятия решений, удаленный формат может потребовать больше времени.
• Если речь идет про уже существующий склад с набором работающих процессов, которые нужно изменить либо реализовать, то при удаленном общении существует вероятность упустить какой-то нюанс. Например, Заказчик считает какой-нибудь процесс очевидным (например, хранение паллет разной ширины) и не требующим отдельного обсуждения, однако в системе это нужно конфигурировать отдельно, а также есть требования по топологии склада. Другими словами, при удаленном обсуждении и подготовке спецификации требуется большее внимание к сбору требований от Заказчика. Это обоюдная работа: Поставщику нужно задать как можно больше уточняющих вопросов, Заказчику – предоставить как можно больше материалов.
• Люди устают больше, сидя перед монитором.
• У людей больше возможностей отвлечься на другие проекты, вопросы, проблемы.

Ступень 2. Разработка и настройка модели

Вторая ступень внедрения, как правило, проходит в лаборатории Поставщика, и здесь нет отличий в очном и заочном подходе коммуникации. Возможным исключением может быть внедрение коробочных систем, при которых настройки проводятся непосредственно на объекте. Однако существенным недостатком является последний этап этой фазы – демонстрация модели Заказчику непосредственно в лаборатории Поставщика.  В Формате Кода при разработке софтверных решений данный этап является очень важным – первое очное знакомство Заказчика с доработанным решением, очные встречи, обсуждения по поводу возможных несоответствий результата и первоначальных требований и т.д. К основной задаче дистанционного запуска на данном этапе относится то, чтобы донести до Заказчика полную картину и представление о работе системы до начала пользования.

Отсутствие либо упрощенная дистанционная версия такой дискуссии в результате может привести к тому, что Заказчик не будет иметь возможности полного представления о работе системы до начала пользования. Мы предлагаем следующее решение этой проблемы – внедрение разработанной на этом этапе методики изучения и тестирования системы по принципу step-by-step, которая позволит Заказчику последовательно пройти все бизнес-процессы с максимально возможной визуализацией.

Ступень 2*. Описание документов для удаленного запуска по принципу step-by-step

Для удаленного запуска склада готовятся два опорных документа:

1. С пошаговым описанием каждого бизнес процесса:
   • Описание бизнес-процесса;
   • Инструкция для ручной настройки и проверки базы данных перед началом процесса работы;
   • Поэтапное выполнение бизнес-процесса с изображением необходимых диалогов;
   • Инструкция для контроля результатов;
2. Для ввода в эксплуатацию и тестирования склада:
   • Описание кейса;
   • Ожидаемый результат;
   • Комментарий;
   • Перечень диалогов для контроля и проверки результатов;
   • Что делать в случае ошибки (какую информацию сохранить, какие логи сохранить);
   • Имя разработчика для контакта в случае ошибки.

Ступень 3. Обучение

Обучение персонала – одна из сложных фаз при дистанционном внедрении. Процесс всегда делится на теорию и практику. В обучении работы с WMS основной упор делается на практические занятия: он прикладные, простые, функциональные и приближены к действительности, поэтому легче усваиваются.

При организации практических занятий на удаленной основе необходимо учитывать следующее:

1. Обычно обучение проводится в классе. Складские сотрудники, операторы и диспетчеры плохо воспринимают информацию, оторванную от реальности: симуляцию на экране компьютера. Поэтому необходимо заручиться поддержкой кого-то из руководящего персонала на местах, чтобы процесс обучения прошел максимально гладко и эффективно. А при необходимости человек мог что-то лично показать на местах.
2. Обучаемые плохо мотивированы – это, как правило, общее состояние обучаемых. В этом случае может помочь обучение наиболее мотивированных сотрудников на руководящих позициях, которые в свою очередь смогут очно обучить всех остальных. Это может означать отход от общепринятой методологии обучения и переход к практике, при которой обучение производится на более ранних фазах внедрения.

Ступень 4. Запуск

Удаленный запуск – самый сложный этап при дистанционном внедрении. Основная проблема здесь заключается в том, что Поставщик в процессе этого важнейшего этапа не включен в реальную картину того, что происходит на складе, понимает ее только со слов Заказчика.

Какие сложности могут возникнуть:

1. Увеличенное время реакции Поставщика на проблему;
2. Усложняется путь и уменьшается набор средств информирования о проблеме: аудиозвонок, письмо и тикет не заменят общения в реальности;
3. Как следствие, отсутствие полноты картины у Поставщика: недостаточная, несвоевременная и противоречивая информация от Заказчика;
4. Технические проблемы: отсутствие связи, отсутствие удаленных сессий на сервер, прав доступа и прочего.

Здесь в помощь для разработчиков – максимально глубокая подготовка специалистов Заказчика к возникающим в процессе ввода в эксплуатацию трудностей, максимально возможное приближение Исполнителя к ситуации, возможно, визуальное – с помощью системы видеонаблюдения.