Переход на ЭДО: особенности системы электронного документооборота для управления бизнес-процессами

Системный аналитик Игорь Флотский рассказывает о плюсах, которые можно получить от внедрения современных систем электронного документооборота для бизнеса.

В данной статье мы рассмотрим реальный кейс компании — систему E-invoice, предназначенную для создания, подписания и отслеживания универсальных передаточных документов между продавцами и покупателями. Узнаем о функциональных возможностях сервиса, этапах разработки, потенциальных рынках и перспективах масштабирования проекта.

Что такое ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой систему, которая, при помощи программных инструментов, позволяет создавать, передавать, подписывать и хранить документы в электронной форме. ЭДО исключает необходимость использования бумажных носителей, обеспечивая моментальную передачу данных через интернет между продавцами и покупателями.

Основная цель сервиса — автоматизация деловых коммуникаций и упрощение документооборота в сфере коммерческих сделок. Это особенно актуально для предприятий малого, среднего и крупного бизнеса, а также для компаний, работающих на международном уровне.

Система E-invoice предназначена исключительно для взаимодействия между внешними контрагентами — продавцами и покупателями. Это разграничение позволяет сосредоточиться на решении конкретных задач внешнего документооборота и сделать систему максимально эффективной для межорганизационных коммуникаций.

Роль покупателя и продавца: права и ограничения

В системе E-invoice реализовано четкое разграничение ролей:

Продавец — единственный субъект, имеющий право создавать и подписывать исходящие документы. Он формирует универсальный передаточный документ и отправляет его покупателю.

Покупатель — получает документ, может просматривать его, сверять данные и принимать решение о подписании или отклонении. Подписание покупателем завершает сделку.

В основе системы лежит бизнес-процесс, при котором продавец формирует универсальный передаточный документ (УПД):

Шаг 1. Создание документа — продавец указывает товары или услуги, их количество, стоимость, валюту, а также реквизиты участников сделки (поставщик, покупатель, грузополучатель и др.).

Шаг 2. Подписание документа (ЭЦП) — продавец подписывает УПД своей электронной цифровой подписью, что подтверждает юридическую силу документа.

Шаг 3. Отправка покупателю — документ становится доступным покупателю в разделе «Входящие» личного кабинета.

Шаг 4. Рассмотрение покупателем — покупатель может ознакомиться с документом, сверить данные.

Шаг 5. Подписание или отклонение — покупатель либо подписывает документ, подтверждая условия сделки, либо отклоняет его, например, если не устраивает стоимость.

Шаг 6. Завершение сделки — подписанный обеими сторонами УПД становится юридическим основанием для сопровождения сделки и попадает в систему отслеживания.

Таким образом система позволяет полностью автоматизировать обработку входящих и исходящих документов. Это значительно сокращает время обработки документов и упрощает их учет, делает весь процесс от поступления входящего документа до отправки исходящего документа абсолютно прозрачным и управляемым.

Ключевые функции системы включают:

• Создание универсального передаточного документа с указанием номенклатуры товаров или услуг, поставщиков, покупателей и грузополучателей.
• Подписание документов электронной цифровой подписью (ЭЦП) продавцом и покупателем.
• Отображение стоимости и валюты сделки с поддержкой международных валют.
• Использование международных справочников и многоязычного интерфейса.
• Отслеживание статуса сделки в системе.
• Разграничение прав доступа: продавцы создают документы, покупатели могут просматривать, подписывать или отклонять их.
• Уведомления и управление исходящими и входящими документами в интерфейсе, аналогичном почтовым системам.

Функционал системы может быть расширен с помощью подключаемых модулей, автоматизирующих различные аспекты документооборота.

Разработка системы электронного документооборота E-invoice — это современное решение, направленное на автоматизацию, упрощение и юридическую защиту бизнес-процессов между продавцами и покупателями. Платформа обладает широким функционалом, поддерживает международные стандарты и валюты, обеспечивает прозрачность сделок и безопасность данных.

Подведем итоги

Переход на ЭДО набирает обороты: процессы становятся более унифицированными, а логистика — полностью электронной. В 2026 году большинство документов между организациями и ИП будут оформляться в электронном виде. Самое время подготовиться к новым правилам. Тогда подключение к электронному документообороту станет не только необходимым условием для участия в деловых отношениях, но и возможностью ускорить обмен документами, снизить издержки и повысить точность бизнес-процессов.